Verwaltervertrag WEG: Was drinstehen muss – und was nicht

Zwei Beschlüsse, zwei Rechtsverhältnisse.

Die Bestellung macht eine Person oder Firma zum Organ der Gemeinschaft (§ 26 WEG). Der Verwaltervertrag regelt das Schuldverhältnis: Leistungen, Vergütung, Laufzeit, Haftung. Beides wird in der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen – meist in einem Tagesordnungspunkt, rechtlich aber getrennt. Deshalb kann eine Bestellung wirksam sein, obwohl der Vertrag Mängel hat, und umgekehrt.

Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Vereinbarte längere Kündigungsfristen oder Abfindungen sind insoweit unwirksam.

Wie lange der Vertrag laufen darf.

• Erstbestellung nach Begründung der WEG: höchstens 3 Jahre.
• Wiederbestellung: höchstens 5 Jahre. Eine Wiederbestellung ist frühestens ein Jahr vor Ablauf möglich.
• Automatische Verlängerungsklauseln sind unwirksam – nach Ablauf muss neu beschlossen werden.

Für die Gemeinschaft ist eine Laufzeit von zwei bis drei Jahren meist der beste Kompromiss: lang genug, dass der Verwalter sich einarbeitet und in Sanierungen investiert, kurz genug, um bei Unzufriedenheit nicht jahrelang gebunden zu sein. Wir schließen unsere Verträge in der Regel über zwei Jahre.

Diese Punkte gehören in jeden Verwaltervertrag.

• Leistungskatalog: Grundleistungen (Versammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, Buchführung, Instandhaltungsorganisation, Beschlusssammlung, Portal) klar von Sonderleistungen abgegrenzt.
• Vergütung: Grundvergütung je Einheit und Monat, Anpassungsklausel (Index oder fester Prozentsatz), Fälligkeit.
• Sonderhonorare: abschließende Liste mit Preisen – z. B. außerordentliche Versammlung, Begleitung von Großsanierungen (meist 2–5 % der Bausumme), Gerichtsverfahren, Verkaufsbescheinigung, Mahnwesen.
• Konten: Führung als offene Fremdgeldkonten auf den Namen der Gemeinschaft (§ 27 WEG), keine Treuhandkonten auf den Namen des Verwalters.
• Vollmachten und Grenzen: bis zu welchem Betrag der Verwalter ohne Beschluss Aufträge erteilen darf (§ 27 Abs. 1 WEG lässt Maßnahmen „untergeordneter Bedeutung“ zu – der Vertrag sollte eine Summe nennen).
• Haftung und Versicherung: Vermögensschadenhaftpflicht mit Deckungssumme, Berufshaftpflicht.
• Nachweise: Erlaubnis nach § 34c GewO, Zertifizierung nach § 26a WEG, Weiterbildungspflicht (20 Stunden in drei Jahren).
• Datenschutz: Auftragsverarbeitung, Datenübergabe bei Vertragsende.
• Beendigung: Herausgabe aller Unterlagen und Konten innerhalb einer festen Frist, Mitwirkung bei der Übergabe.

Was üblich ist – und welche Klauseln Sie streichen sollten.

Die Grundvergütung liegt in unserer Region zwischen 15 und 30 Euro je Einheit und Monat, in Berlin und Potsdam höher. Entscheidend ist nicht die Zahl, sondern was sie enthält. Unsere Preise stehen transparent unter Hausverwaltung Kosten.

Diese Klauseln sollten Sie streichen oder nachverhandeln:

• Pauschale „Sonderleistungen nach Aufwand“ ohne Stundensatz oder Obergrenze.
• Honorare für Leistungen, die ohnehin Grundpflicht sind (z. B. „Erstellung Vermögensbericht“).
• Provisionen oder Kick-backs von Handwerkern und Versicherern – muss ausgeschlossen sein.
• Automatische Preiserhöhungen ohne Index.
• Haftungsbeschränkungen auf grobe Fahrlässigkeit.
• Kündigungsfristen über sechs Monate.

Checkliste vor der Versammlung.

Lassen Sie sich den Vertragsentwurf mit der Einladung zusenden – ein Vertrag, der erst in der Versammlung verteilt wird, ist ein schlechtes Zeichen. Prüfen Sie Leistungskatalog, Sonderhonorarliste, Kontenführung und Nachweise. Fragen Sie nach der Vermögensschadenhaftpflicht und nach dem Zertifikat nach § 26a WEG. Und vergleichen Sie zwei bis drei Angebote – auch wenn der bisherige Verwalter verlängern möchte.

Unseren Mustervertrag stellen wir Interessenten vorab zur Verfügung; der Beirat erhält im Beirats-Paket eine Prüf-Checkliste. Den Wechsel selbst beschreibt der Ratgeber Hausverwalter wechseln.