Die Nebenkostenabrechnung sorgt regelmäßig für Diskussionen zwischen Mietern und Vermietern. Hier erfahren Sie, welche Kosten umlagefähig sind, welche Fristen gelten und welche Fehler vermieden werden müssen.
Umlagefähig sind die in der Betriebskostenverordnung genannten laufenden Kosten: Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Versicherungen und weitere. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind dagegen nicht umlagefähig.
Die Umlage erfolgt nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel – meist nach Wohnfläche oder Verbrauch.
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Versäumt er diese Frist, kann er Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen.
Mieter haben nach Erhalt zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben.
Typische Fehler sind ein falscher Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Positionen, fehlende Belege oder Fristversäumnisse. Eine professionelle Mietverwaltung erstellt die Abrechnung fristgerecht und rechtssicher. Mehr zur Mietverwaltung →
Die Betriebskostenabrechnung ist in § 556 BGB geregelt. Umlegen darf der Vermieter nur Kosten, die der Mietvertrag ausdrücklich auf den Mieter überträgt und die in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgezählt sind – 17 Positionen, darunter Grundsteuer, Wasser, Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müll, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hausmeister, Antenne/Kabel und „sonstige Betriebskosten“, die im Vertrag konkret benannt sein müssen. Nicht umlegbar sind Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen, Rücklagen und Bankgebühren.
Formal verlangt der Bundesgerichtshof vier Mindestangaben, damit die Abrechnung überhaupt wirksam ist: die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Position, der angewandte Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam – und die Frist läuft weiter, als wäre nichts abgerechnet worden.
Heizung und Warmwasser müssen zu mindestens 50 und höchstens 70 % nach erfasstem Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche (§§ 7, 8 HeizKV). Vereinbarungen im Mietvertrag, die davon abweichen, sind unwirksam. Rechnet der Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl er müsste, darf der Mieter seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizKV). Seit 2022 gilt zusätzlich: Bei fernablesbaren Zählern muss der Mieter monatlich über seinen Verbrauch informiert werden, und die Abrechnung muss Angaben zum Energiemix, zu Vergleichswerten und zum CO₂-Preis enthalten. Die Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Mieter und Vermieter richtet sich seit 2023 nach der energetischen Qualität des Gebäudes (CO₂KostAufG) – je schlechter der Energiestandard, desto höher der Vermieteranteil.
Der Mieter hat Anspruch, alle Belege einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen: Rechnungen, Verträge mit Dienstleistern, Zählerstände, bei einer Eigentumswohnung auch die Jahresabrechnung der WEG. Die Einsicht findet grundsätzlich in den Räumen des Vermieters oder Verwalters statt; Kopien muss der Vermieter nur gegen Kostenerstattung oder dann herausgeben, wenn die Einsicht vor Ort unzumutbar ist. Verweigert der Vermieter die Einsicht, hat der Mieter ein Zurückbehaltungsrecht an der Nachzahlung.
Die häufigsten Fehler, die bei der Belegprüfung auffallen: Instandhaltung als „Hausmeister“ oder „Wartung“ getarnt, Verwalterkosten unter „Sonstiges“, falsche Gesamtfläche als Bezugsgröße, Leerstand auf die Mieter verteilt statt beim Vermieter belassen, und Positionen, die der Mietvertrag gar nicht vorsieht. Als Verwalter rechnen wir so ab, dass jede Zahl mit einem Beleg hinterlegt ist – Mieter können sie im Portal einsehen, bevor sie fragen müssen.
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