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Nebenkostenabrechnung – Fristen, umlagefähige Kosten & Fehler – Ratgeber von ImmoService365
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Ratgeber · Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung – Fristen, umlagefähige Kosten & Fehler

Die Nebenkostenabrechnung sorgt regelmäßig für Diskussionen zwischen Mietern und Vermietern. Hier erfahren Sie, welche Kosten umlagefähig sind, welche Fristen gelten und welche Fehler vermieden werden müssen.

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Welche Kosten sind umlagefähig?

Umlagefähig sind die in der Betriebskostenverordnung genannten laufenden Kosten: Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Hausmeister, Versicherungen und weitere. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind dagegen nicht umlagefähig.

Die Umlage erfolgt nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel – meist nach Wohnfläche oder Verbrauch.

Welche Fristen gelten?

Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Versäumt er diese Frist, kann er Nachzahlungen in der Regel nicht mehr verlangen.

Mieter haben nach Erhalt zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben.

Welche Fehler sind häufig?

Typische Fehler sind ein falscher Verteilerschlüssel, nicht umlagefähige Positionen, fehlende Belege oder Fristversäumnisse. Eine professionelle Mietverwaltung erstellt die Abrechnung fristgerecht und rechtssicher. Mehr zur Mietverwaltung →

FAQ · Nebenkosten

Häufige Fragen.

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
Nein. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden.
Mieter können binnen zwölf Monaten nach Erhalt Einwendungen erheben und Belegeinsicht verlangen.
Einwendungen sind innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung möglich. Danach sind sie ausgeschlossen, sofern die Versäumnis nicht unverschuldet war. Der Widerspruch sollte konkret begründet und schriftlich erfolgen.
Nur die in der Betriebskostenverordnung aufgeführten Positionen – unter anderem Grundsteuer, Wasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen und Hauswart. Reparaturen und Verwaltungskosten gehören nicht dazu.
Ja, Mieter haben ein Belegeinsichtsrecht. Der Vermieter muss die Originalbelege zur Einsicht bereitstellen, in der Regel in seinen Geschäftsräumen. Kopien muss er nur gegen Kostenerstattung anfertigen – digitale Bereitstellung ist zunehmend üblich.
Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, gilt die Wohnfläche als gesetzlicher Maßstab. Heiz- und Warmwasserkosten müssen dagegen nach der Heizkostenverordnung überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden – zu mindestens 50, höchstens 70 Prozent.
Dann dürfen Mieter den auf sie entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen. Die verbrauchsabhängige Erfassung ist Pflicht – fehlende oder defekte Messgeräte gehen zulasten des Vermieters.
Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsrücklage und Kosten für Leerstandswohnungen gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung. Auch Wartungsverträge sind nur insoweit umlagefähig, als sie tatsächlich Wartung und keine Instandsetzung abdecken.
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