Seit 2020 heißt die Instandhaltungsrücklage Erhaltungsrücklage. Der Name ist neu, das Problem alt: In den meisten Gemeinschaften ist sie zu niedrig – und die Rechnung kommt als Sonderumlage.
Die Bildung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Wie hoch „angemessen“ ist, sagt das Gesetz nicht. Die Rücklage ist Vermögen der Gemeinschaft, nicht des einzelnen Eigentümers: Wer verkauft, bekommt seinen Anteil nicht ausgezahlt, sondern preist ihn in den Kaufpreis ein. Die Zuführung läuft über das Hausgeld und wird im Wirtschaftsplan beschlossen; die Entnahme braucht einen Beschluss über die konkrete Maßnahme.
Die Rücklage darf nur für Erhaltung (Instandhaltung und Instandsetzung) des Gemeinschaftseigentums verwendet werden – nicht für laufende Betriebskosten, nicht zum Ausgleich von Hausgeldrückständen anderer Eigentümer. Ein Verwalter, der Liquiditätslücken mit der Rücklage stopft, handelt pflichtwidrig.
Unter 10 €/m² und Jahr ist bei einem Gebäude über 30 Jahre fast immer zu wenig. Ein Bestand von mindestens 30 bis 50 €/m² Wohnfläche sollte dauerhaft vorhanden sein, damit eine Dach- oder Heizungssanierung ohne Sonderumlage möglich ist.
Reicht die Rücklage für eine beschlossene Maßnahme nicht, beschließt die Gemeinschaft eine Sonderumlage – rechtlich eine Ergänzung des Wirtschaftsplans (§ 28 Abs. 1 WEG), verteilt nach dem Kostenverteilungsschlüssel. Fällig ist sie mit dem Beschluss bzw. zum beschlossenen Termin. Sie trifft denjenigen, der bei Beschlussfassung im Grundbuch steht – auch wenn der Schaden Jahre vorher entstanden ist.
Alternativen: ein Gemeinschaftskredit (seit 2020 ohne Einstimmigkeit möglich, mit Haftungsrisiko für alle), Fördermittel (KfW, BAFA) oder eine gestaffelte Sonderumlage über zwei bis drei Jahre. Welche Lösung passt, hängt von Eigentümerstruktur und Dringlichkeit ab – wir bereiten die Varianten mit Zahlen für die Versammlung auf.
Die Höhe der Rücklage sagt allein wenig. Entscheidend ist das Verhältnis von Rücklage zu anstehendem Erhaltungsbedarf. Fordern Sie vor dem Kauf an: Vermögensbericht, die letzten drei Jahresabrechnungen, Protokolle und Beschluss-Sammlung, Teilungserklärung – und fragen Sie nach einem Instandhaltungsplan. Warnsignale: auffällig niedriges Hausgeld bei altem Gebäude, mehrere Sonderumlagen in Folge, vertagte Sanierungsbeschlüsse, Rücklage unter 20 €/m². Ausführlich im Ratgeber Hausgeld.
Die Rücklage gehört auf ein eigenes Konto der Gemeinschaft, getrennt vom Girokonto, insolvenzfest und ohne Zugriff des Verwalters für andere Zwecke. Zulässig sind Tagesgeld und Festgeld; spekulative Anlagen widersprechen ordnungsmäßiger Verwaltung. Bei größeren Beträgen lohnt die Staffelung in mehrere Festgelder, damit Liquidität für Notfälle bleibt. Zinsen fließen der Rücklage zu und tauchen in der Jahresabrechnung auf.
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