Aufgaben der WEG-Verwaltung: Was der Verwalter tun muss – und was nicht

Was § 27 WEG dem Verwalter aufgibt.

Seit der WEG-Reform 2020 ist der Verwalter Vertretungsorgan der Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG) und nach innen berechtigt und verpflichtet zu allen Maßnahmen, die „untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen“ oder zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines Nachteils notwendig sind (§ 27 Abs. 1 WEG). Alles darüber hinaus braucht einen Beschluss – die Gemeinschaft kann die Befugnisse per Beschluss erweitern oder einschränken (§ 27 Abs. 2 WEG).

Dazu kommen ausdrückliche Pflichten: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung aufstellen (§ 28), Vermögensbericht erstellen (§ 28 Abs. 4), Versammlung einberufen und leiten (§ 24), Beschlüsse durchführen (§ 18, § 27), Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 7), Gelder der Gemeinschaft getrennt verwalten (§ 27).

Geld, Abrechnung, Planung.

• Wirtschaftsplan für jedes Jahr aufstellen und beschließen lassen – Ratgeber Wirtschaftsplan.
• Hausgeld einziehen, Rückstände mahnen und – bei entsprechender Ermächtigung – gerichtlich beitreiben.
• Jahresabrechnung und Vermögensbericht fristgerecht vorlegen – Ratgeber Hausgeldabrechnung.
• Erhaltungsrücklage getrennt anlegen und nur für beschlossene Zwecke verwenden.
• Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung, Belege aufbewahren, Einsicht gewähren.
• Verträge der Gemeinschaft verwalten: Versicherungen, Hausmeister, Wartung, Energie – inklusive regelmäßiger Marktprüfung.
• Verkaufsbescheinigungen und Auskünfte bei Eigentümerwechsel.

Instandhaltung, Verkehrssicherung, Notfälle.

• Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums organisieren: Mängel feststellen, Angebote einholen, Beschlüsse vorbereiten, Ausführung überwachen, abnehmen.
• Verkehrssicherungspflicht wahrnehmen: Begehungen, Winterdienst, Spielplatz, Brandschutz, Aufzug, Legionellenprüfung, Rauchwarnmelder – oder delegieren und kontrollieren.
• Notmaßnahmen bei Havarien ohne Beschluss veranlassen (Rohrbruch, Sturmschaden, Heizungsausfall).
• Wartungsverträge überwachen, Prüffristen einhalten, Dokumentation führen.
• Größere Sanierungen: Bedarf erkennen, Fachplaner vorschlagen, Fördermittel prüfen, Sonderumlage oder Kredit vorbereiten – die Bauüberwachung selbst ist meist Sonderleistung oder Aufgabe eines Architekten.

Versammlung, Beschlüsse, Vertretung.

• Eigentümerversammlung mindestens einmal jährlich einberufen (Frist drei Wochen), leiten, protokollieren – Ratgeber Eigentümerversammlung.
• Beschlüsse durchführen – auch solche, die der Verwalter für unklug hält, solange sie nicht nichtig sind.
• Beschluss-Sammlung führen und Einsicht gewähren.
• Gemeinschaft vertreten gegenüber Behörden, Versicherern, Handwerkern, Gerichten.
• Hausordnung durchsetzen, Streit zwischen Eigentümern moderieren – ohne selbst Partei zu werden.
• Datenschutz einhalten, Eigentümerlisten pflegen, Mitwirkung beim Eigentümerwechsel.

Was Eigentümer oft erwarten – aber nicht verlangen können.

• Sondereigentum: Reparaturen in der Wohnung, Mieterbetreuung, Nebenkostenabrechnung für den Mieter. Dafür gibt es die Sondereigentumsverwaltung als separaten Auftrag.
• Rechtsberatung einzelner Eigentümer.
• Bauleitung bei großen Maßnahmen – Aufgabe von Architekt oder Fachplaner.
• Entscheidungen über das Vermögen der Gemeinschaft, die der Versammlung vorbehalten sind.
• Hausmeistertätigkeiten – die beauftragt der Verwalter, führt sie aber nicht selbst aus (bei uns über den Hausmeisterservice).

Ob Ihr Verwalter seine Aufgaben erfüllt, lässt sich in zehn Minuten prüfen: Verwalter-Schnellcheck.